「電子帳簿保存法、対応しなきゃいけないのは分かってるけど、何から手をつければいいのか分からない。」一人社長やフリーランスの方から、こういった相談を受けることが増えました。
電子帳簿保存法の全体像については、電子帳簿保存法、結局何をすればいいのかで解説しています。今回の記事は、その中でも「今すぐやるべき3つのアクション」に絞って、手を動かすための具体的な手順を紹介します。
電子帳簿保存法の2026年最新ポイント
電子帳簿保存法は、2024年1月から「電子取引データの電子保存」が完全義務化されました。これは、メールやクラウドサービスで受け取った請求書や領収書を、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存しなければならないというルールです。
一人社長が特に注意すべきポイントを整理します。
対象となる書類
- メールで受け取った請求書・見積書・領収書
- Amazonなどのネットショップの領収書
- クラウドサービスからダウンロードした請求書
- チャットツールで送受信した取引関連書類
対象にならない書類
- 紙で受け取った書類（これまで通り紙保存でOK）
- 自社で作成して紙で渡した控え
つまり、「電子的に受け取ったものは、電子的に保存する」というシンプルなルールです。
やるべきこと①：書類の棚卸し
まず最初にやるべきことは、自分が日常的にやり取りしている書類を棚卸しすることです。
以下のテンプレートを使って、自分の書類を整理してみてください。
| 書類の種類 | 受取方法 | 保存義務 | 現在の保存方法 |
|---|---|---|---|
| 仕入先からの請求書 | メール | 電子保存 | |
| クラウド会計の領収書 | ダウンロード | 電子保存 | |
| Amazon購入の領収書 | Web画面 | 電子保存 | |
| 取引先からの見積書 | メール | 電子保存 | |
| 郵送の請求書 | 紙 | 紙保存 |
この棚卸しに30分もかかりません。しかし、この一覧があるだけで、「何を電子保存しなければならないか」が明確になります。
やるべきこと②：保存ルールを設定する
電子取引データの保存には、以下の要件を満たす必要があります。
必須要件
- 検索要件：「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できること
- 真実性の確保：データの改ざんを防止する措置があること
- 可視性の確保：データをディスプレイやプリンタで出力できること
「難しそう」と感じるかもしれませんが、実はシンプルな方法で対応できます。
最もシンプルな対応方法：ファイル名ルール
ファイル名に「日付・金額・取引先」を含めるだけで、検索要件を満たせます。
2026-06-01_55000_株式会社〇〇_請求書.pdf
2026-06-05_3980_Amazon_領収書.pdf
2026-06-10_110000_△△デザイン事務所_見積書.pdf
このファイル名ルールを守って、専用のフォルダに保存すればOKです。
フォルダ構成の例
電子取引データ/
├── 2026年/
│ ├── 01月/
│ ├── 02月/
│ ├── ...
│ └── 12月/
さらに、「事務処理規程」を作成しておくと、真実性の確保要件を満たせます。国税庁のサイトにひな形が公開されているので、それをダウンロードして自社名を記入するだけです。
やるべきこと③：対応ツールを導入する
ファイル名管理でも法律上は対応できますが、件数が多い場合はツールの導入がおすすめです。
一人社長におすすめのツール比較
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|---|---|---|
| freee会計 | 1,980円〜 | 会計ソフトと一体。受領書類を自動取り込み |
| マネーフォワードクラウド | 2,980円〜 | 電子保存に対応した書類管理機能付き |
| invox受取請求書 | 980円〜 | 受取請求書の管理に特化。AI-OCR搭載 |
| ファイルボックス（freee） | freee会計に含む | freeeユーザーなら追加費用なし |
すでにfreeeやマネーフォワードを使っている方は、追加のツール導入は不要です。既存の会計ソフトの電子帳簿保存法対応機能をオンにするだけで済みます。
会計ソフトの選び方については、freeeとマネーフォワード、一人社長にはどっちが合うのかで詳しく比較しています。
よくある質問
一人社長からよく受ける質問に回答します。
Q：紙で届いた請求書をスキャンして電子保存する必要はありますか？
A：義務ではありません。紙で受け取った書類は、紙のまま保存してOKです。ただし、スキャナ保存制度を使えば紙を廃棄できるので、オフィスのスペース削減にはなります。
Q：メールで届いたPDFを印刷して紙で保存するのはダメですか？
A：2024年1月以降、電子取引データは電子保存が義務です。紙に印刷して保存しただけでは要件を満たしません。
Q：過去のデータも電子保存し直す必要がありますか？
A：2024年1月以降に受け取った電子取引データが対象です。それ以前のデータは、従来の方法で保存していれば問題ありません。
Q：罰則はありますか？
A：直接的な罰則規定はありませんが、税務調査で電子保存の要件を満たしていない場合、その書類を経費として認めてもらえないリスクがあります。
Q：Amazonや楽天などの領収書は、PDFとしてダウンロードして保存するのと、スクリーンショットでの保存のどちらが良いですか？
A：原則として、電子取引データの保存では「元の形式に近いデータ」での保存が推奨されます。Amazon等のマイページからPDF領収書がダウンロードできる場合は、PDFファイルとしてダウンロードして保存してください。PDFのダウンロード機能が提供されておらず、画面表示のみの場合は、ブラウザの印刷機能でPDF出力したもの、またはスクリーンショット画像としての保存でも認められます。
Q：クレジットカードの利用明細（Web明細）も電子帳簿保存法の対象になりますか？
A：はい、対象になります。クレジットカード会社から紙で明細が送られてくる場合は紙保存で構いませんが、WebサイトからCSVやPDF形式で利用明細をダウンロードして取得している場合は、そのデータ自体が電子取引データに該当します。こちらも他の領収書や請求書と同様に、日付・金額・取引先の検索要件を満たした状態で保存する必要があります。
Q：個人事業主から法人化（マイクロ法人化）した場合、何か特別な手続きや対応が必要ですか？
A：特別な手続きは不要ですが、法人（たとえ株主・役員が自分1名のみのマイクロ法人であっても）は個人事業主に比べて税務調査の頻度が高くなる傾向があります。そのため、個人事業主時代よりも厳密な電子保存と帳簿の紐付けが求められます。法人化のタイミングで、会計ソフトの電子帳簿保存オプションや事務処理規程を改めて整備し直すことを強く推奨します。
まとめ：難しく考えず、3つだけやればいい
電子帳簿保存法の対応は、法律の名前ほど難しくありません。今すぐやるべきことは3つだけです。
- 書類の棚卸し：何を電子保存する必要があるか把握する
- 保存ルールの設定：ファイル名ルールと事務処理規程を整える
- ツールの導入：会計ソフトの対応機能を有効にする
まだ対応していない方は、まず書類の棚卸しから始めてみてください。30分あれば終わります。請求書の自動化については、毎月の請求書作業、SaaSで自動化したら15分で終わるようになったも参考になります。
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