朝起きてスマホを確認する。メールの返信、請求書の発行、ブログの執筆、見積書の作成、経費の精算、SNSの投稿。やることが頭の中で渦を巻いている。これが一人社長の日常です。
タスク管理ツールを導入しても、「タスクを登録する作業」自体が負担になってしまい、結局使わなくなる。そんな経験をした方も多いのではないでしょうか。
この記事では、Notion AIの力を借りて「タスク管理の管理コスト」を下げる方法を解説します。Notionの基本的な設定方法については、Notionで一人社長のタスク管理を自動化する方法【テンプレート付き】で紹介しているので、Notionを初めて使う方はそちらから読んでください。
一人社長の「やること地獄」の正体
一人社長のタスク管理が破綻する原因は、大きく3つあります。
1. タスクの粒度がバラバラ
「確定申告」と「メール返信」が同じリストに並んでいる。前者は数日かかるプロジェクトで、後者は5分で終わるタスクです。これらを同じリストで管理しようとすると、何から手をつけていいか分からなくなります。
2. 優先度が見えない
すべてのタスクが「急ぎ」に見えてしまう。本当に今日やるべきことと、来週でいいことの区別がつかない状態です。
3. タスクの登録が面倒
打ち合わせ中に出てきたToDoを、後からNotionに登録するのが億劫。結局メモ帳やスマホのメモに散在してしまいます。
Notion AIを活用すれば、これらの課題を大幅に軽減できます。
Notion AIでタスクを自動分類する方法
Notion AIには、テキストを自動で分類する機能があります。これを使って、タスクを入力するだけで自動的にカテゴリ分けする仕組みを作りましょう。
データベースの設定
まず、タスクデータベースに以下のプロパティを追加します。
| プロパティ名 | 種類 | 選択肢 |
|---|---|---|
| カテゴリ | セレクト | 営業、納品、経理、事務、マーケティング |
| 優先度 | セレクト | 高、中、低 |
| 所要時間（目安） | セレクト | 5分、15分、30分、1時間、半日、1日以上 |
| ステータス | ステータス | 未着手、進行中、完了 |
Notion AIによる自動入力
タスクのタイトルを入力したら、Notion AIに「このタスクのカテゴリ、優先度、所要時間を判定してください」と指示します。Notion AIはタスクの内容から適切な値を推定してくれます。
たとえば「A社の見積書を作成する」と入力すれば、Notion AIは以下のように判定します。
- カテゴリ：営業
- 優先度：高
- 所要時間：30分
この自動分類を活用すれば、タスクの登録にかかる時間が大幅に短縮されます。
優先度をAIに判定させる設定
「どのタスクから手をつけるべきか」を毎朝考えるのは、脳のリソースの無駄遣いです。Notion AIに優先度を判定させる仕組みを作りましょう。
優先度判定のルールを定義する
Notion AIに以下のルールを覚えさせます。AIのプロンプトとして保存しておくと便利です。
以下のルールに従って、タスクの優先度を判定してください。
【高】
- 締め切りが今日〜明日
- クライアントからの依頼
- 入金・出金に関わるもの
【中】
- 締め切りが今週中
- 自社の改善業務
- 定期的なルーティン
【低】
- 締め切りが来週以降
- あると良いが必須ではない
- 自己学習・情報収集
毎朝Notion AIに「今日のタスクリストを優先度順に並べてください」と指示すれば、その日のToDoリストが自動生成されます。
繰り返しタスクをテンプレート化する
一人社長の業務には、毎週・毎月繰り返すタスクが多くあります。これらを毎回手動で登録するのは非効率です。
「自分の場合はどうすれば？」と思ったら
30分の無料相談で、あなたの状況に合ったアドバイスをします →Notionのテンプレート機能を使って、繰り返しタスクを自動生成しましょう。
月末ルーティンのテンプレート例
- 請求書の発行（毎月25日）
- 売上の集計（毎月末日）
- 経費の精算（毎月末日）
- 翌月の目標設定（毎月末日）
- SNS投稿の月次レビュー（毎月末日）
週次ルーティンのテンプレート例
- ブログ記事の執筆（毎週月曜）
- SNS投稿の作成（毎週水曜）
- メルマガの配信（毎週金曜）
- KPIの確認（毎週金曜）
Notionのデータベーステンプレートに「繰り返し」の設定を追加すれば、毎月自動的にタスクが生成されます。手動での登録を忘れる心配がなくなります。
タスク管理ツールの比較については、Notion・Todoist・TickTick、タスク管理は結局どれがいいのかで詳しく書いています。
ダッシュボードで全体を俯瞰する
タスクが整理されたら、ダッシュボードを作って全体を俯瞰できるようにしましょう。Notionのデータベースビュー機能を使えば、同じデータを複数の切り口で表示できます。
おすすめのビュー構成
- 今日やること（フィルタ：期限＝今日、ステータス＝未着手）
- 今週の予定（フィルタ：期限＝今週中、カレンダービュー）
- カテゴリ別（グループ化：カテゴリ、ボードビュー）
- 完了済み（フィルタ：ステータス＝完了、期限の新しい順）
ダッシュボードを朝一番に開く習慣をつけると、「今日何をすべきか」が一目でわかります。判断に迷う時間がゼロになるので、すぐに作業に取りかかれます。
Notion AIを使えば、ダッシュボードの内容を要約させることもできます。「今週の未完了タスクをカテゴリ別にまとめてください」と指示すれば、週次レポートのようなサマリーが自動生成されます。
Notionの設定の詳細は、Notionの「1人用」設定、私はこうしているもあわせてご覧ください。
Notion×AIタスク管理に関するよくある質問（FAQ）
Q. Notion AIを利用するには有料プランへの加入が必要ですか？
A. はい、Notion AIは通常のNotionのワークスペース料金とは別に追加のアドオン料金（月額有償プラン）が必要です。ただし、Notionのアカウントを作成すると、初期状態でいくつかのお試し用AI応答枠が無料で提供されます。日常的にタスクの自動判定や文書の要約機能を利用する場合は、AIアドオンの購読をおすすめします。
Q. タスクの自動分類は、AIの回答精度が低くて間違った分類をされることはありませんか？
A. タスクのタイトルが短すぎたり（例：「メール」「資料」など）、曖昧な表現である場合、AIが意図しないカテゴリや優先度を判定することあります。その場合は、プロンプトの判定ルールに具体的なタスク名とカテゴリの組み合わせ例を追加したり、タスクタイトルを「〇〇社への提案メール送信」「経費精算用の領収書整理」のように動詞を含めて具体的に入力することで、判定精度が劇的に向上します。
まとめ：タスク管理の目的は「やること」を減らすこと
タスク管理の本当の目的は、すべてのタスクを効率よくこなすことではありません。「やらなくていいこと」を見極めて、本当に重要なことに集中することです。
Notion AIを活用したタスク管理のポイントをまとめます。
- タスクの分類をAIに任せて、登録コストを下げる
- 優先度の判定ルールを定義して、判断の迷いをなくす
- 繰り返しタスクをテンプレート化して、登録漏れを防ぐ
- ダッシュボードで全体を俯瞰して、抜け漏れをチェックする
完璧なタスク管理を目指す必要はありません。「昨日より少し楽になった」と感じられれば成功です。
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